立強牌 R8802D D型二孔檔案夾 12個


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二孔D型夾(2"夾具)P.V.C.封面A4規格設計紅、藍、綠、黑四色

立強牌 R8802D D型二孔檔案夾 12個
◆產品內容以說明為主,產品圖僅供參考。


D型檔案夾,文件裝訂較平整,翻閱容易。
D型檔案夾,因其夾具如同英文字母之[D]而得名,裝訂厚度在3/4"~3"之間,也有二、三、四孔之分。因文件裝訂線於D型夾之直邊,所以文件裝訂較整齊平整是其特性,且夾具之開口並不是在裝訂線的直邊上,對於習慣將檔案夾,置於抽屜中的人是一項福音,因除了文件側邊平整不易損傷外,文件也較不易散落。另在整理漸出指示標貼時,也會更容易對齊。


[檔案夾]的主要功能是用來管理您的檔案文件資料。
如同我們在電腦中的檔案管理一般,透過分類、編號、命名、儲存等程序來管理檔案,使日後的存取使用更方便。而在我們的辦公室環境中,儘管一直努力的推動資訊化,但還少不了一些實質的文件資料,何況許多人還是透過印表機,不斷地製造出更多的文件來,處於效率的年代,有效率的管理您的檔案,將是您不可豁缺的一門職場技能。

善用檔案夾、做好時間管理、增加工作效率
隨著無紙化辦公室的來臨,我們對文書檔案的管理將更形重要,是時間管理的一大課題。我們經常花費相當多的時間在書寫、列印、影印、傳真、歸檔….,其實不管無紙化的時代是否來臨,短期間,許多財務及法務憑證的文件紙張,仍無法免除。對於資料檔案的種類包含公文、命令、信函、傳真、報表、帳冊、圖樣…其之管理的方法,經常另人傷透腦筋。
各種文件在今天用完之後明天就成了檔案,時間一久就免不了錯亂無章,愈積愈多彷彿是垃圾一般,如同辦公室的毒瘤一樣,不受人歡迎。所以,如何有效率的運用各式各樣的檔案夾來管理檔案,已成為現今時間管理中重要的一環,不同的檔案夾有著不同的特性,分別管理不同類型的文件。選對了好用適用的檔案夾,讓您的文書檔案不再成為累贅。
找不到資料等於沒有資料,如果規劃儲存不得當,就會找不到資料。針對檔案的管理,總物簇的總務主任提供您以下建議:

顏色分類管理
檔案夾的顏色分類是最簡易的檔案管理方式,可運用檔案夾的不同顏色存放不同的資料,以方便、容易尋找。

標示分類管理
可利用檔案夾中特殊功能,如背條、名片袋 ..等做檔案規劃。可標明檔案內容、年份、所屬單位等資料,以利於區分。

檔案時效管理
將檔案分為永久、十年、五年、三年及一年保存等。讓辦公室裡的檔案都有自然淘汰的期限,不會愈積愈多,簡直讓辦公室成了倉庫的代名詞。

定期整頓管理
時間等於空間等於金錢,每隔一段期間,要將辦公室大清倉一次,重做銷毀或歸檔的動作,保持一些固定空間,才能「汰舊換新」,否則,時間就因此浪費在塞滿及找不到的搜尋裡。

中央檔案管理
經常在辦公室大清倉的同時,才發現相同的檔案或資料,在各部門各單位都各有一份,不僅浪費空間又浪費管理資源。如能將組織內各種檔案交由檔案室共同管理,並做好歸類、編案工作,定能展現效率化的管理

總物簇的總務主任要推薦您這款的檔案夾系列,來幫助您做有條有理的檔案分工,不但可以省下昂貴的時間成本,更可協助您在分秒必爭的商場上搶得先機!
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